‘Ramon, kun jij binnen drie maanden samen met een projectgroep een crisisopvang regelen voor onze locatie?’ Ramon Valk werkt sinds het najaar als projectleider voor Trajectum, een zorginstelling in het oosten van het land voor cliënten met een licht verstandelijke beperking en risicovol gedrag.

Voor Ramon als interim-projectleider, nieuw in de organisatie, begon een zoektocht naar verbinding maken én houden met de projectgroep in ‘coronatijd’. Wat kan digitaal? Waarvoor is het noodzakelijk om toch bij elkaar te komen? Hoe realiseren we dit met elkaar in zo’n korte tijd? ‘Op een moment als dit, prijs je je als projectleider gelukkig wanneer de projectgroep vanaf de start achter het besluit staat, zich betrokken voelt, een pragmatische houding laat zien en goed aangehaakt is.’

De spelregels waren voor iedereen al snel duidelijk
‘Taakverdeling stemmen we digitaal af: elke betrokken collega uit de werkgroep krijgt eigen uitzoekwerk en tijdens de volgende afspraak bespreken we dit met elkaar. Elke twee weken zien we elkaar via Teams en nemen we de ‘werkzaamheden’ door. Dit werkt erg effectief en hierdoor blijkt het mogelijk in korte tijd grote stappen te zetten.’

‘Als het vast dreigt te lopen, we tot een compromis moeten komen of er een besluit nodig is, spreken we fysiek af. Omdat het de specialisten zijn die het werk doen, is het belangrijk dat zij grondig bespreken onder welke voorwaarden het werk wel of niet uitgevoerd kan worden.’

Omgaan met verandering
Als projectleider word je soms ingehaald door de realiteit, doordat gemaakte afspraken wijzigen. Ramon is onder de indruk van de pragmatische manier waarop collega’s op de werkvloer om weten te gaan met deze continue verandering. Maar merkt ook op hoe belangrijk het is hen zorgvuldig in alle overwegingen mee te nemen. ‘Praktisch betekent een veranderende situatie soms een tijdelijke toename van werkdruk en risico’s op de werkvloer. Gevoelsmatig wil de medewerker wel erkenning krijgen voor deze soms lastige taak en worden meegenomen in de besluitvorming.’

‘Als ‘middenkader’ vorm ik op zo’n moment de schakel tussen bestuur en werkvloer. Dan is wat mij betreft de beste werkwijze bereikbaar én zichtbaar zijn voor de afdeling en het bestuur. Zodat er ruimte is voor feedback en mensen kunnen uiten hoe ze erover denken. Door direct het gesprek aan te gaan ontstaat er meer begrip en kunnen alle partijen aangeven hoe de verandering binnenkomt en welke impact dit heeft. Aan de andere kant is er de ruimte om toe te lichten waarom het bestuur bepaalde keuzes maakt. Het faciliteren en (bij)sturen van het samenspel tussen bestuur en werkvloer maakt dat je als ‘middenkader’ soms in een lastige positie zit, maar vooral veel kan betekenen voor alle partijen.’